Instituto Mixto de Ayuda Social - Costa Rica
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Área de Acción Social y Administración de Instituciones

 

 Región de Acordeón

Que es el Área de Acción Social y Administración de Instituciones

El Área de Acción Social y Administración de Instituciones de Bienestar Social (AASAI), es el ente estatal que sirve como vínculo entre el Estado Costarricense y las Organizaciones de Bienestar Social, creadas sin fines de lucro y que se dedican a la atención y protección de: personas adultas mayores, niños, niñas y adolescentes, personas con discapacidad, personas fármaco dependientes, personas en condición de indigencia y otras problemáticas psicosociales calificadas.

 

El área tiene cobertura a nivel nacional, y su accionar está dividido en cinco áreas programáticas, a saber: adulto mayor, discapacidad, niños - niñas y adolescentes, farmacodependencia, personas en condición de indigencia y otras modalidades y un área administrativa-financiera.

 

Una Organización de Bienestar Social es aquella asociación o fundación privada, sin fines de lucro, constituidas   de  forma voluntaria con el propósito  de apoyar a personas en condición de pobreza, riesgo y vulnerabilidad social (adultos mayores, niños y niñas, adolescentes, discapacidad  y adultos) que requieren de rehabilitación, cuido y protección. 

 

Estas organizaciones generalmente están integradas por personas que trabajan de forma voluntaria en beneficio de un sector de la población, con situaciones tales como las mencionadas en el párrafo anterior; es importante señalar que su razón de ser responde a una necesidad previamente detectada y comprobada mediante estudios y diagnósticos situacionales  de acuerdo a la población objetivo, y lo que establezcan los entes rectores técnicos en cada materia.

 

A la población sujeto de atención por parte de estas organizaciones de Bienestar Social   se le brindan servicios por medio de diferentes modalidades que ejecutan las organizaciones dirigidas a personas adultas mayores, personas con discapacidad, niños, niñas y adolescentes, personas farmacodependientes, personas en situación de calle y otras problemáticas psicosociales calificadas.

 

AASAI tiene como propósito contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población en situación de pobreza extrema y pobreza básica generando un proceso de  desarrollo de las Organizaciones de Bienestar Social, organizaciones voluntarias, mediante la inscripción, dirección técnica, supervisión, financiamiento, fiscalización económica y coordinación interinstitucional e intersectorial.

Fundamento Legal del área

 

Ley Nº 4760 (Ley de creación del IMAS).

Ley Nº 3095, artículos 125 al 129 (Bienestar Social)

Ley Nº 218, sus reformas y su reglamento (Asociaciones)

Ley Nº 5338 y sus reformas (Fundaciones)

Disposiciones de la CGR (CIRCULAR 14299 y 14300)

Reglamento para el otorgamiento de servicios y beneficios del IMAS

Manual único de procedimientos de junio 2009: sección de Instituciones de Bienestar Social

Listados de áreas de atención

 

Adulto Mayor

 

Infancia y Juventud

 

Discapacidad

 

Farmacodependencia

 

Indigencia

 

Funciones del Área de Acción Social y Administración de Instituciones

a)             INSCRIPCIÓN

 

El Estatus de bienestar social  es una condición jurídica que el IMAS (Instituto Mixto de Ayuda Social)  otorga a Organizaciones privadas sin fines de lucro, conformadas legalmente bajo la figura jurídica de Asociaciones o Fundaciones, para atender población en condición de pobreza, pobreza extrema y vulnerabilidad social.

 

Es importante destacar que la facultad de otorgar esta condición le corresponde únicamente al IMAS mediante el Área de Acción Social y Administración de Instituciones, dicho estatus consiste en:

 

  • Un aval que el Estado costarricense otorga a organizaciones sin fines de lucro, fiscalizados, supervisados y que trabajan por el bienestar de un sector vulnerable de la sociedad costarricense.
  • Una condición jurídica le permite a las Organizaciones obtener recursos tanto del Estado como de diferentes instancias del sector privado, nacionales e internacionales.
  • Un requisito para la constancia de Idoneidad.
  • Un requisito para la utilidad pública.
  • Un respaldo para recibir donaciones o beneficios.

 

Inscripción y declaratoria de Bienestar Social:

 

·         Corresponde a esta Área, autorizar la creación y funcionamiento de todo organismo que pretenda dedicarse a labores de bienestar social.

 

·         El Área constituye el único registro a nivel nacional de Organizaciones con carácter de bienestar social.

 

Este es un proceso técnico de carácter participativo, cuyo resultado culmina con la autorización y declaratoria de bienestar social de una Organización voluntaria sin fines lucro. Dicho proceso incluye la dirección técnica del IMAS, y el aval o acreditación de acuerdo a las políticas nacionales y normativas emanadas de la(s) Institución(es) Rectora(s) en la materia específica según la problemática psicosocial que se atiende, cuando corresponda y del Ministerio de Salud.

 

b)            DIRECCIÓN TÉCNICA:

 

Es el proceso de  asesorar, orientar, informar, capacitar por parte de los responsables de las Áreas Técnicas y Área Administrativa-Financiera de AASAI a las IBS. Su objetivo es  fortalecer la capacidad gerencial y organizativa que brindan las IBS por medio de los programas y proyectos que ejecutan, a fin de lograr y mantener el bienestar de la población usuaria.

 

c)             SUPERVISIÓN:

 

La supervisión es la acción de comprobar el correcto cumplimiento de los fines, programas, proyectos, planes de trabajo, presupuesto, servicios, políticas y acciones que realizan las Organizaciones de Bienestar Social, a fin de asegurar que se ajusten a lo propuesto desde el punto de vista legal, técnico, operativo  y administrativo-financiero.

 

d)             COORDINACIÓN:

 

Es una función que realiza el Área dentro de la cual le corresponde:

 

  • Representación ante comisiones e instituciones gubernamentales tanto a nivel local como nacional.

 

  • Articulación a nivel local de los diferentes actores que intervienen en la presentación de los servicios públicos y privados dirigidos a la población objetivo manteniendo cada una las responsabilidades y competencias que por Ley les corresponde.

 

e)             FISCALIZACIÓN ECONÓMICA:

 

Es el proceso mediante el cual se ejerce un control financiero- contable de los recursos que perciben las IBS de distintas fuentes; además se apoya el fortalecimiento de la estructura administrativa-financiera de las Organizaciones de Bienestar Social, a fin de coadyuvar en la implementación y el mejoramiento de los sistemas de control interno, para que éstas efectúen un uso adecuado, racional y transparente de los recursos económicos que administran. Según indica el Artículo 46 del Reglamento a la Ley de Asociaciones Nº 218, en la fiscalización de las Asociaciones declaradas de Bienestar Social, AASAI será parte en el procedimiento. La fiscalización económica la realizan los funcionarios del Área Administrativa-Financiera de AASAI con apoyo de los profesionales de las Áreas Técnicas respectivas.

 

f)              FINANCIAMIENTO:

 

Consiste en apoyar la gestión de la Organización de Bienestar Social (IBS) mediante beneficios económicos tales como: costo de atención, equipamiento básico e infraestructura comunal para el fortalecimiento y mejoramiento de los servicios que la organización presta a la población usuaria según convenios de cooperación suscritos entre el IMAS y los sujetos privados.

 

1. Costo de atención: Corresponde al aporte económico entregado a la organización, a fin de cubrir un porcentaje del costo total de atención de la persona usuaria, para la satisfacción de las necesidades básicas de ésta, en la modalidad de servicio que se le brinda. El  aporte económico puede ser utilizado por la organización en los componentes, previamente estimados y contemplados en el programa o proyecto que desarrollan o van a desarrollar, que se indican a continuación:

 

Componentes:

 

  • Pago de servicios públicos.
  • Atención individual de necesidades básicas de la población beneficiaria.
  • Material didáctico y materia prima para procesos de capacitación y actividades ocupacionales.
  • Ropa y vestuario.
  • Artículos de limpieza y aseo personal.
  • Alimentos para la población beneficiaria.
  • Alquiler de local.
  • Transporte.

 

2. Equipamiento básico: Constituye un subsidio económico para la adquisición de mobiliario, equipo para las IBS a saber:

 

  • Equipo de lavandería y aseo.
  • Equipo y mobiliario de cocina.
  • Equipo de rehabilitación o equipo médico especializado.
  • Equipo y mobiliario de  Oficina.
  • Equipo educativo y recreativo.
  • Equipo y mobiliario de Dormitorio Comedor y Sala.
  • Otro mobiliario y equipo.

 

3. Infraestructura comunal: Consiste en el otorgamiento de recursos económicos no reembolsables a Sujetos Privados, con la finalidad de suplir la inexistencia o deficiencias en alguno de los servicios básicos por medio de proyectos constructivos en sus sedes.

 

Perfil de población atendida

·                     Atención a la población adulta mayor: Programas dirigidos a población adulta mayor en los cuales se llevan a cabo  diferentes modalidades de atención: Hogares o Residencias para Adultos Mayores, Centros de Cuidado Diurno, Albergues para Adultos Mayores, Federaciones de IBS, Organizaciones que prestan sus servicios de atención a domicilio del adulto mayor en situación de pobreza extrema, pobreza básica, riesgo y vulnerabilidad social.

 

·                     Atención a niños, niñas y adolescentes: Son acciones  dedicadas a la atención de niños, niñas y adolescentes en situación de pobreza extrema, pobreza básica, riesgo y vulnerabilidad social, de acuerdo a las siguientes modalidades: Hogares permanentes, transitorios, centros de atención infantiles, hogares escuela, Federaciones de IBS, organizaciones que prestan sus servicios en el campo de la prevención, asesoría y capacitación de la infancia y la juventud.

 

·                     Atención a personas fármaco dependientes: Programas dirigidos  a la atención de personas fármaco dependientes que brindan sus servicios en los siguientes ámbitos: Centros de  tratamiento para personas fármaco dependientes, Casa media, Organizaciones que laboran en el campo de la  prevención de la fármaco dependencia  y  Federaciones de IBS de esta Área de atención, población en condición de pobreza extrema, pobreza básica, riesgo y vulnerabilidad social.

 

·                     Atención a personas con discapacidad: Organizaciones y federaciones de IBS que dirigen sus programas y servicios en el ámbito de la Ley 7600, a personas en condición de pobreza extrema, pobreza básica, riesgo y vulnerabilidad social.

 

·                     Atención a personas en situación de calle: Las organizaciones con programas dedicados a la atención de personas en situación de calle que  brindan servicios de asistencia y promoción  social, orientación y referencia a servicios de rehabilitación mediante dispositivos tales como: Carpa, Centros de atención primaria, Centro  dormitorio, entre otros.

 

·                     Otras problemáticas psicosociales: Organizaciones que brindan servicios de prevención y tratamiento psicosocial en casos de violencia, de cuidados paliativos y fase terminal; con programas de atención a población que se encuentre en condición de pobreza extrema, pobreza básica, riesgo y vulnerabilidad social.

Requisitos para la inscripción y declaratoria

Se debe presentar al Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social (AASAI) los siguientes requisitos:

 

  • Carta de solicitud de inscripción como entidad de bienestar social, dirigida a la Jefatura del Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social, firmada por el representante legal.
  • Documento original y copia del Acta Constitutiva, Estatutos y sus reformas de la Organización. De ser necesario se incorporarán reformas a los estatutos según machote otorgado por AASAI para calificar como Institución de Bienestar Social  Ver Anexo
  • Plan Estratégico que expresa y orienta el quehacer de la Organización desde el punto de vista operativo, las actividades y las condiciones administrativo-financieras que les permite realizar estas actividades. Ver Anexo
  • Certificación original y vigente de la personería jurídica que incluya nombres y cargos, vigencia de la Junta Directiva y Fiscalía, extendida por el Registro Público con no más de tres meses de expedida. En el caso de Fundaciones también deben presentar la documentación de inscripción de los Representantes del Poder Ejecutivo y de la Municipalidad ante el Registro Público.
  • Los Seis Libros Legales al día y debidamente sellados y autorizados por el Registro de Asociaciones (Libros de Asociados, Junta Directiva, Asambleas, Diario, Mayor, Inventarios y Balances) en el caso de Asociaciones. En el caso de Fundaciones se solicitan los Cuatro Libros Legales al día (Libro de Actas, Diario, Mayor, Inventarios y Balances) y autorizados por la Auditoría interna de la Fundación.
  • Documento de habilitación o permiso de funcionamiento por parte del Ministerio de Salud en caso de que la Organización ya esté funcionando.
  • Documento de acreditación o autorización de funcionamiento, cuando corresponda según materia específica, por parte de la Institución Rectora: Patronato Nacional de la Infancia (PANI) e Instituto sobre Alcoholismo y Fármaco dependencia (IAFA).

 

 

 

Certificación de IBS

a)     Una vez inscrita la organización, AASAI  puede emitir una o varias certificaciones a la organización, la cual generalmente es utilizada para diversos trámites ante instituciones u organizaciones públicas y privadas, para ello es necesario que la organización cumpla con los requisitos establecidos por AASAI, ello son:

 

·         Nota dirigida a jefatura AASAI. Ver Anexo

·         Declaración jurada por parte del representante legal de la Organización,  que manifieste que no han hecho reformas en los artículos de los fines, de las actividades para lograr los fines, de la reforma de estatutos, de la disolución, de lo actuado en ambos casos y de las disposiciones finales donde se indica que el criterio del IMAS es vinculante para las Organizaciones. Ver Anexo

·         Certificación de personería jurídica extendida por el Registro Nacional.

·         Presentación de los Libros Legales de Asamblea General y Junta Directiva de la Organización para verificar que no se han realizado los cambios indicados en la declaración jurada  y el resto de los otros libros legales de requerirse.

 

b) En caso de que la IBS se encuentre inactiva, debe presentar además:

·         Plan Anual Operativo (ver aquí)

·         Presupuesto anual (ver aquí)

·         Lista de beneficiarios del año (ver aquí)

·         Inventario de activos del año (ver aquí)

·         Evaluación del plan de trabajo del año anterior (ver aquí)

·         Liquidación del presupuesto del año anterior (ver aquí)

 

Nota: Estos machotes solo rigen para Discapacidad, Indigencia y otras problemáticas psicosociales que no tienen protocolos de coordinación suscritos como es el caso de CONAPAM; IAFA y PANI.

 

 

c) En caso de que la certificación la solicite un ente rector o financiador para el giro de los recursos correspondientes a su área en ese año, (por ejemplo: CONAPAM, IAFA, JPS, PANI, etc) para la confección de la misma solo se solicitarán los requisitos una sola vez a más tardar el 31 de enero de ese año.

 

Informe para tramitar carácter de utilidad pública

AASAI realiza el informe de utilidad pública a aquellas organizaciones que lo soliciten, siempre y cuando no cuenten con el carácter de idoneidad otorgado por el IAFA,  quien será el responsable de brindar este servicio a las organizaciones que lo poseen, debido al análisis y estudios que realizan de los controles y gestión administrativa- financiera.

 

Ver Anexo

 

Registro de sujetos privados

 

Previo a la asignación de beneficios patrimoniales gratuitos o sin contraprestación alguna para la ejecución de proyectos institucionales: Las Áreas Regionales de Desarrollo Social y otras unidades del nivel central autorizadas, deberán registrar a los sujetos privados que reciban beneficios patrimoniales gratuitos o sin contraprestación, una vez que cumplan con los requisitos mínimos siguientes:

 

a) Solicitud por escrito del sujeto privado para registrarse ante el IMAS que incluya la dirección exacta del domicilio social de la organización o de las personas encargadas de la administración y números de teléfono, fax, apdo. postal y correo electrónico.  Ver Anexo

 

b) Fotocopia certificada del acta constitutiva de la respectiva entidad, con las correspondientes reformas, si las hubiere.

 

c) Certificación de la personería jurídica vigente de la entidad extendida por el Registro Público o Notario Público, con no más de tres meses de expedida, en la que consten los nombres y los cargos de la Junta Directiva y Fiscalía si este último cargo existe.

 

d) Resumen ejecutivo de la experiencia en el manejo de proyectos sociales, desempeño, estructura y cobertura de la Organización. Ver Anexo

 

Requisitos mínimos para la asignación de beneficios patrimoniales gratuitos o sin contraprestación para la ejecución de proyectos institucionales por parte de los sujetos privados

a) Solicitud firmada por el representante legal.

 

b) Plan de trabajo para el cumplimiento de los objetivos del programa o proyecto.

 

c) Presupuesto de ingresos y egresos del programa o proyecto.

 

d) Certificación de la personería jurídica vigente de la entidad extendida por el Registro Público o Notario Público, con no más de tres meses de expedida, en la que consten los nombres y los cargas de la Junta Directiva y Fiscalía  si este último cargo existe.

 

e) Fotocopia de la cédula jurídica, certificada por un Notario Público.

 

f)  Copia certificada por un notario público del acta o trascripción del acuerdo del órgano superior del sujeto privado (v.g. Junta Directiva, Consejo de Administración, Junta Administrativa), en el cual conste la aprobación del plan de trabajo del programa o proyecto y del presupuesto respectivo.

 

g) Copia de los estados financieros, firmados por el Contador y por el representante legal del sujeto privado, con una certificación emitida por un Contador Público Autorizado indicando que los estados financieros corresponden a los que están contenidos en los registros contables de la entidad.

 

h) Organigrama de la organización.

 

Ver Anexo

 

Requisitos mínimos para el giro de beneficios patronales gratuitos o sin contraprestación por parte de los sujetos privados

a) Declaración jurada del representante legal, que indique que:

i.  Los fondos serán manejados exclusivamente en una cuenta corriente bancaria especial para este tipo de fondos y que para éstos se llevarán registros independientes en la contabilidad, de tal forma que sean claramente identificables.

ii.  El número de la cuenta corriente bancaria del banco estatal en donde se depositarán los fondos del beneficio patrimonial.

iii. Una aceptación incondicional de presentar a la entidad u órgano público Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), los informes correspondientes con la periodicidad que éste le indique, y de mantener a su disposición y de la Contraloría General de la República, sin restricción alguna, toda la información y documentación relacionada con el manejo de los recursos; y de permitir el libre acceso para la verificación de la ejecución financiera y física del programa o proyecto.

 

b) Estar al día en la presentación de informes y liquidaciones de beneficios patrimoniales recibidos anteriormente de la misma entidad u órgano público Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).

 

c) Presupuesto aprobado por la Contraloría General de La República, cuando proceda.

 

Ver Anexo

 

 

Instructivos para presentar las liquidaciones de partidas

 

·         Instructivo Costo Atención. Ver Anexo

 

·         Instructivo Equipamiento Básico. Ver Anexo.

 

·         Instructivo Infraestructura Comunal. Ver Anexo

 

 

 

 

 

 

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